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Günther Wiehlmann
23.11.2021
© 2021 Günther Wiehlmann

Auswirkungen der Digitalisierung auf die Arbeitswelt

Der technische Fortschritt ermöglich es, für manche Typen der Leistungserbringung zwischen Büro- und Heimarbeitsplatz zu wählen. Einige Lehr-, Lern-, Beratungs-, Projekt- und Verkaufstätigkeiten erfordern persönliche Präsenz ; andere Leistungen machen sie nicht zwingend nötig. Der Leistungsempfänger trifft letztlich die Entscheidung.

Aufgrund aktueller Corona-Pandemie-Beschränkungen wurden viele Organisationen gezwungen, vermehrt auf die Erbringung von Arbeitsleistungen von daheim zu setzen. Fall noch nicht vorhanden müssen dazu adäquate technische Infrastrukturen aufgebaut werden. Um die Umwelt zu schonen wird schon seit langem gefordert, auf Reisen zu verzichten.

Die Corona-Krise ist nur ein Auslöser, über eine effizientere Nutzung neuer Medien nachzudenken und erste Schritte zu unternehmen. Die hauptsächlich von der Wirtschaft geforderte Verbesserung der datennetztechnischen Anbindung wird von den meisten Mitbürgern befürwortet. Jeder Einzelne muss dafür einen Preis bezahlen:
persönliches Umdenken, Veränderung lieb gewordener historisch gewachsener und erlernter Vorgehensweisen und die schnelle Anpassung an neue Möglichkeiten.

Gruppentreffen mit Präsenzpflicht sind in vielen Fällen nicht notwendig und nicht sinnvoll, die Organisation und Schaffung des Umfeldes ist für Veranstalter zeitintensiv, der mit Anreisen verbundene Zeit- und Kostenaufwand kann häufig eingespart werden.
Möchte man die vorhandenen technischen Hilfsmittel nutzen, muss man seine alten  Kommunikationstechniken anpassen bzw. sich neue aneignen.

Es erstaunt, wie viele ältere Mitbürger bereits heute neue über das Internet zur Verfügung gestellte Kommunikationswege nutzen, um Bankgeschäfte und elektronische Einkäufe zu tätigen und zur Wissenserweiterung Internetportale zu Recherchezwecken nutzen.
Auf der anderen Seite ist festzustellen, dass sich viele Mitbürger sträuben, die neuen Medien wie Mobiltelefon, Tablet, PC und Internet zu nutzen und in ihr Leben zu integrieren.

Warum das so ist, erschließt sich nur schwer: Jeder fordert lauthals Digitalisierung, sprich die Nutzung der neuen Möglichkeiten, lehnt sie aber ab, wenn man sein Verhalten an die Nutzung digitaler Möglichkeiten anpassen und dazu alte Gewohnheiten aufgeben muss.

Natürlich ist es für Nachrichtenempfänger bequem, per Brief oder per Anruf zu etwas eingeladen zu werden. Das gibt jedem bei drohenden Veränderungen viel Vorlauf und Zeit zur Entscheidung. Auf der anderen Seite ist der  Zeitaufwand für den Einladenden hoch, die Zustellungskosten bzw. der Zustellungsaufwand für einen Brief erheblich.
Der Zeitaufwand für den Eingeladenen bleibt minimal, eine Bestätigung oder Absage kostet den Eingeladenen nur ein Telefonat. Die Rückfragepflicht und Protokollierungsaufwand für das Ergebnis bleibt immer beim Einladenden, der mit seiner Einladung etwas erreichen will.

Bewertung Vor- und Nachteile Büro-/ Home Office-Arbeit

Kurzbeschreibung der persönlichen Arbeitssituation

Bis vor einiger Zeit war ich bei einem großen amerikanischen IT-Unternehmen als Außendienstler  im Bereich technisches Projektmanagement tätig. Im Laufe der Jahre nahm das Unternehmen weltweit Veränderungen im Arbeitsplatzbereich vor, um den sich mit dem technischen Fortschritt bietenden Möglichkeiten Rechnung zu tragen und Kosten einzusparen.

Vor dem Hintergrund persönlicher in den letzten 15 Jahre gemachter Erfahrungen versuche ich,  Vor- und Nachteile von Büro- und Home Office-Arbeitsplätzen aus der Sicht eines Außendienstmitarbeiters zu beurteilen, der zirka 60% seiner Projektarbeitszeit vor Ort beim Kunden und 20% zu Projektabstimmungs- und -dokumentationstätigkeiten am Home Office-Arbeitsplatz verbringt. Ich persönlich verbrachte die verbleibenden 20% im Unternehmensstandort/ Kundenprojektbüro, um mit dem Kollegenteam in Kontakt zu bleiben. Dort wurden ähnliche Arbeiten wie im Home Office durchgeführt, aber zusätzlich die am Unternehmensstandort/ Kundenprojektbüro verfügbare Ressourcen genutzt. In abgewandelter Form sind diese Erfahrungen auch für Mitarbeiter gültig, die nicht vor Ort beim Kunden arbeiten und keine Zeit für Reisen einbeziehen müssen. 

Für alle halte ich die Büropräsenzzeit im Teamkreis für absolut notwendig. Trotz sehr guter technischen Ausstattung durch den Arbeitgeber habe ich daher immer versucht, mindestens einen Tag pro Woche im Firmenbüro bzw. bei Langzeitprojekten im Projektbüro mit den Teammitgliedern zu verbringen, um die persönlichen Bindungen zu den Teammitgliedern zu erhalten und zu verbessern. Diese Zeitinvestition ist wichtig und zahlt sich meiner Meinung nach für jeden langfristig aus.

Veränderungen der persönlichen Arbeitssituation über die Zeit

Physische Ausstattung

Meine Tätigkeit in dem Unternehmen begann in den 80er Jahren. Zu dieser Zeit stellte der Arbeitgeber fest zugeordnete Arbeitsplätze mit Unix Workstations für technische Spezialisten und Computerterminals für Mitarbeiter mit eher administrativen Tätigkeiten in Großraumbüros zur Verfügung. In den 90er Jahren wurden alle Außendienstmitarbeiter mit mobilen Microsoft Windows Workstations (Laptops) ausgestattet, die im Innendienst Tätigen bekamen in einem ersten Schritt Microsoft Windows PCs. Wenig später bekamen auch diese Mitarbeiter Laptops.

Für die mit mobilen Workstations ausgestatteten Mitarbeiter wurden am Arbeitsplatz stehende Unix Workstations überflüssig und wurden abgeschafft.

Für Außendienstler wurde ein Desk Sharing Konzept eingeführt, um den teuren Büroraum bestmöglich auszulasten. Bei dieser Organisationsform existieren innerhalb einer Organisationseinheit (Unternehmen, Hauptabteilung, Abteilung) weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter. Die Mitarbeiter können „ihren“ Arbeitsplatz täglich frei wählen. Sind die Schreibtische nicht mehr fest zugeordnet, muss der Arbeitsplatz am Tagesende leer hinterlassen werden (Clean-Desk-Policy). Das erzieht Mitarbeiter dazu, Arbeitsunterlagen und Dokumente in elektronischer Form abzulegen.

Alle Arbeitstische wurden aus ergonomischen Gründen mit Tastaturen, Mäusen und Bildschirmen ausgestattet, die permanent am Arbeitsplatz verblieben. Die Festnetztelefone wurden so konfiguriert, dass sie das Freischalten des persönlichen Firmentelefonanschlusses an jedem Büroarbeitstisch im Büro ermöglichten.

Für persönliche Unterlagen wurden zunächst persönliche Rollcontainer bereitgestellt, die bei Abwesenheit an zentraler Stelle geparkt wurden. Diese Container wurden später durch in Arbeitsplatznähe stehende verschließbare Schränke abgelöst, die allerdings nur von wenigen Außendienstmitarbeitern genutzt wurden, da man vom Personal Computer auf alle Dokumente zugreifen konnte und bei Bedarf Handexemplare ausdruckte und in seine Tasche steckte.

Mit Einführung des Desk Sharing Konzeptes hat fast jeder Außendienstmitarbeiter begonnen, sich ein Home Office mit LAN Anschluss, Monitor, Tastatur, Maus und Drucker einzurichten. Vor dort und von unterwegs kann man ebenso wie auf Reisen auf das Firmennetzwerk mit all seinen Ressourcen zugreifen, da die Laptops mit Netzwerkschnittstellen und vom Unternehmen kontrollierter Verschlüsselungstechnik ausgestattet wurden.

Applikationsausstattung

Aus Gründen der Interoperabilität hat das Unternehmen Standards für den Einsatz von Office Software, Projektmanagementsoftware, Terminalemulatoren festgelegt. Alle für die Durchführung der Arbeit notwendigen Applikationen werden durch ein firmeninternes Portal angeboten, über das die Mitarbeiter ihre Applikationen frei wählen und installieren können. Auf allen Laptops läuft unternehmensweit einheitlich ein Virenscanner.

Die persönlichen Laptops ermöglichen zusätzlich die Installation nicht im Firmenportfolio vorhandener Applikationen. Dieses ist besonders für technische Spezialisten zwingend notwendig. Für die Unterstützung der Standardsoftware (und Hardware) steht allen Mitarbeitern ein firmeninterner Helpdesk zur Verfügung. Da das Unternehmen weltweit tätig ist, steht diese Funktion 24*7 in englischer Sprache zur Verfügung.

Instant Messaging Funktion:

Mit den Kolleginnen/ Kollegen ist man über Jabber/ Skype verbunden und kann sich ad hoc abstimmen.
Instant Messenger Dienste sind vergleichbar mit Telefonaten: Eine minimal zeitversetzte  Interaktion mit dem Gegenüber ist dabei gewünscht. Sie dient zur unverbindlichen Abklärung von Fragen und werden nicht dokumentiert (obwohl es technisch möglich wäre).

Terminplanungsfunktion:

In dem Unternehmen wird die Microsoft Office Suite und Outlook eingesetzt. Für Terminvereinbarungen mit Kunden und Kollegen wird daher Outlook verwendet.

eMail Funktion:

Elektronische Post (eMail) dient einem ähnlichen Zweck wie Briefpost: Wichtige Nachrichten werden ausgetauscht, die eine zeitversetzte Bearbeitung durch den Empfänger erlauben. Die Dokumentation erfolgt automatisch.
Als eMail-System wird hauptsächlich Microsoft Exchange eingesetzt, allerdings verfügt das Unternehmen auch über eine Verbindung zu sendmail-Systemen, um die direkte Kommunikation von und zu Un*x Systemen zu unterstützen.

Groupware Funktion:

Um die Zusammenarbeit von Gruppenmitgliedern zu ermöglichen, wurden Microsoft-basierende File Sharing Systeme auf Unternehmensservern eingeführt. Arbeitsgruppen können eigene Shares bedarfsgerecht einrichten und verwalten.
Mit der Einführung von Groupware wurde die die effiziente gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten möglich, alle auf dem Laptop erarbeitete Daten werden zentral von der Unternehmens-IT gespeichert.

Videokonferenz- und Videoschulungswerkzeuge:

Die unternehmenseigene Video-Applikation wurde ursprünglich für Kundenschulungen entwickelt und wird auch noch dafür genutzt. Dieses Werkzeug steht auch den Projektgruppen und ihren Kunden zur Verfügung. Es läuft mit sehr niedrigem Bandbreitenbedarf, um eine Nutzung auch von unterwegs und im Homeoffice zu ermöglichen. Man muss dabei bedenken, dass an manchen Kundenstandorten nur sehr geringe Bandbreiten zur Verfügung stehen.

Seit dem Jahr 2000 wurden in dem Technologieunternehmen technische Schulungen hauptsächlich übers Web interaktiv angeboten, um Reisezeiten für Schüler und Schulende zu den Schulungsorten zu sparen.

Den technischen Instruktoren werden Schulungen angeboten, bei denen sie lernen können, wie sie sie das elektronische Schulungssystem technisch und didaktisch optimal einsetzen können.

Abschließende Bewertung
Büroarbeit/ Home Office Arbeit

Für Arbeiten im technischen oder Projektmanagementbereich ist das Home Office ideal geeignet, wenn man dokumentiert, programmiert, Videokonferenzen mit kleinen Gruppen durchführt, an (technischen) Schulungen teilnimmt oder diese als Referent veranstaltet. 
Schlechter geeignet ist die Heimarbeit in großen Projekten, wo es auf die sofortige Interaktion mit anderen Projektmitgliedern ankommt oder wenn man in einer Gruppe gemeinsam an großen zeitkritischen Ausschreibungen teilnimmt.

Ist man am Bürostandort Teil eines Teams, unterstützt häufiger persönlicher Face-2-Face Kontakt die Teamarbeit und das Zusammengehörigkeitsgefühl. Dasselbe gilt, wenn man Teil eines länderübergreifenden Projektteams ist. Im umfangreichen Projekten ist oft das Projektteam wichtiger als das lokale Team am Standort. Die Arbeitsweise ändert sich dann und man muss die persönliche Anwesenheitszeit in beiden Teams so einteilen, dass man nach Durchführung des Projektes vom lokalen Team wieder aufgefangen wird und die Zeit bis zum nächsten großen Projekt überbrücken kann.
Bereitstellung und Nutzung von technischen Hilfsmitteln erleichtert in jedem Fall die Zusammenarbeit über Standortgrenzen hinweg. Die Arbeitsqualität sich kurzzeitig bildender virtueller Teams erreicht aber in den meisten Fällen nicht die der Standortteams oder langfristig zusammenarbeitender Projektgruppen, bei denen sich die Mitarbeiter seit langem kennen und sich einschätzen können.
Bei dieser Art der Zusammenarbeit kommt es meiner Meinung nach sehr auf die eigene Teamfähigkeit und Persönlichkeit sowie die eigene Kommunikationsfähigkeit und die der einzelnen Mitglieder an.

Nutzung von IT-Hilfsmitteln
zur Kompensation von Corona-Pandemie–Einschränkungen

Raus aus der Komfortzone …

Die uns allen auferlegten Corona-Pandemie-Beschränkungen sind ein guter Anlass, persönliche Kommunikationsverhaltensweisen zu ändern, um sich dadurch ergebende Einschränkungen zu vermindern. Lasst uns das Beste aus der Situation machen.

Bei Vorhandensein einer entsprechenden technischen Ausstattung kann jeder eMail und Internet-Webseiten nutzen, ohne ein EDV-Spezialist zu sein. Voraussetzung dafür sind lediglich der Besitz eines modernen Mobiltelefons, Tablets oder eines Personal Computers und ein Internetanschluss.

Dann fehlt nur noch der Wille und ein wenig technische Anleitung, die ich bei Interesse gerne gebe.

Nutzung von Elektronischer Post (eMail)

Elektronische Post (eMail) dient einem ähnlichen Zweck wie Briefpost: Wichtige Nachrichten werden ausgetauscht, die eine zeitversetzte Bearbeitung durch den Empfänger erlauben. Die Dokumentation erfolgt automatisch.
Die Nutzung von eMail Botschaften ist billiger, schneller und weniger aufwändig (reine Schreibzeit) als eins-zu-eins Telefonate (Zeit pro Telefonat) oder Briefpost (0,80€ Porto, Umschlag, Tinte, Papier, Zeit).

Es ist selbsterklärend, dass man spezielle Empfängergruppen (einige sehr wenige Empfänger) auch weiterhin zeitaufwändig über Telefonate und Briefen mit Informationen versorgen muss, damit sie am Gemeinschaftsleben teilnehmen können.

Abstimmung von Sitzungs-/ Veranstaltungsterminen

Hierbei denke ich z.B. an lokale Mandatsträger, Vereinsvorstände usw. Es ist zeitaufwendig und mühsam, mit einem halben Dutzend Personen telefonisch oder per eMail einen Sitzungstermin abzustimmen. Dabei gehe ich davon aus, dass Sitzungsdetails per Papierkopie oder eMail verbreitet werden.
Nutzt man persönliche Einzelgespräche oder eMails bei der Bestimmung eines möglichen Termins, an dem beispielsweise 6 Personen teilnehmen müssen, so führt dieses zu einer großen Anzahl von 1:1 Interaktionen, wenn ein oder mehrere Teilnehmer unterschiedliche Termine präferieren. Elektronische Werkzeuge wie z.B. doodle.com (es gibt viele Alternativanbieter), die über Webbrowser bedient werden, können das viel besser. Sie senden ein eMail an die Eingeladenen, das einen Link auf die Veranstaltung enthält.

Die Empfänger des eMails können sehen, was die anderen gewählt haben. Klickt man den in dem eMail enthaltenen Link an, öffnet sich ein Webbrowser und man kann aus den Veranstaltungsalternativen wählen und zusagen/ absagen. Der Organisator bekommt dann einen Link mit dem jeweils geänderten Status geschickt und kann reagieren.

Grundsätzliche Abstimmungen über Handlungsalternativen

Soll z.B. ein Vereinsvorstand über Handlungsalternativen abstimmen, können diese Alternativen mit Auswahlknöpfen ausgestattet beispielsweise in einer doodle.com Message versandt werden. Auch hier können alle Vorstandmitglieder die Auswahl der anderen sehen und bereits bei der eigenen Auswahl reagieren. Das Ergebnis wird beim Anfragenden gesammelt und kann dann per eMail an alle verbreitet werden.

Audio-/ Videokonferenzen

Sind allen Mitglieder eines Gremiums (z.B. örtliche Mandatsträger, Vereinsvorstände, Arbeitsgruppenmitglieder) mit einem modernen Mobiltelefon, Tablet, PC (mit Mikrofon) und mit Internetanschluss ausgestattet, können Sitzungen als Video- und/ oder Audiokonferenz durchgeführt werden.

Voraussetzung: Mobiltelefon, Tablet sind über WLAN verbunden, PC ist mit einer Kamera, einem Mikrofon und einem Lautsprecher ausgestattet, was bei einem Laptop meistens der Fall ist. Für einen PC muss man sich ggf. eine Kamera mit Mikrofon kaufen und anschließen, einen Lautsprecher hat der PC meistens.

Ein sehr einfach zu nutzender Video-/ Audiodienst wird von www.senfcall.de angeboten. Wenn man den vom Konferenzorganisator per eMail übersandten Link aufruft, öffnet sich der Webbrowser und schon kann die Konferenz beginnen. Software wird auf dem genutzten Client-Gerät nicht installiert.

Reicht das Telefon als Konferenzmedium aus und nutzen die meisten Teilnehmer das Telefonfestnetz, bieten sich kostenfreie Dienste wie z.B. www.deutsche-telefonkonferenz.de an. In diesem Fall ist eine Rufnummer in Düsseldorf anzurufen.  Dieser Dienst finanziert sich durch eine einmalige Webeschleife zu Beginn der Konferenz.

Manch eine Sitzung in einem Sitzungslokal mit Präsenzpflicht kann so überflüssig werden.

Exkurs: Home Schooling

Eine noch so gute technische Ausstattung ersetzt nicht den Präsenzunterricht, bei dem sich Lehrer und Schüler durch Interaktion unter Nutzung aller Sinne ein umfassendes Bild voneinander machen können und der Lehrer seine didaktischen Fähigkeiten voll zur Geltung bringen kann.

Die Vergabe, Bearbeitung und Kontrolle von Hausaufgaben kann über in der Schule vorhandene Groupware, eMail und Video-Werkzeuge zwar unterstützt werden, fördert aber die Teamarbeit kaum und lässt ein Zusammengehörigkeitsgefühl der Klasse nicht richtig aufkommen.

Zudem muss der Lehrer sich noch Video-Schulungstechniken aneignen und befindet sich derzeit meiner Meinung nach zwangsläufig noch im steilen Bereich der Lernkurve.

Auch in der Schule bedeutet Digitalisierung nicht nur das Bereitstellen von Werkzeugen, sondern auch die Entwicklung von Softskills auf Seiten des Lehrer und der Schüler.

Günther Wiehlmann
13.5.2021, revidiert 23.11.2021