Veranstaltungskonzept

v.01.07 2021
Günther Wiehlmann
© DVK Günther Wiehlmann 13.3.2021

Erarbeitet und erprobt von
Margit Pfeffer (HuWV)
Petra Wiehlmann (HuWV)
Günther Wiehlmann (DVK + HuWV)

Terminwahl

Als Veranstaltungstag für das „Café Kirschhofen“ wurde die Mitte der Woche gewählt. Die Teilnehmer sind in der Regel im Rentenalter, haben häufig am Wochenende eigene Familientermine und oftmals in der Woche Zeit für derartige Veranstaltungen.

Bei der Terminplanung wird das alle zwei Wochen stattfindenden Treffen der Ev. Frauenhilfe Kirschhofen berücksichtigt, um nicht in unbeabsichtigte Konkurrenz zu treten. Das Veranstaltungs- und Freizeitangebot für die älteren Bürger in unserem Stadtteil soll durch das „Café Kirschhofen“ erweitert werden.

Ziel der Veranstaltung

Ursprünge

In der Kirschhöfer Ortsbeiratssitzung vom 31.3.2017 wurde festgestellt, dass im Stadtteil die Vereinsamung älterer Mitbewohner beobachtet werden kann. Zudem sind einige Mitbürger finanziell recht schlecht gestellt und können sich die Teilnahme an manchen Treffen nicht leisten. Man kam überein, dass man im Stadtteil dagegen vorgehen muss. Um diesem entgegenzuwirken sollte ein Treffen initiiert werden.

Zielgruppe

Initial wurde als einzuladender Personenkreis die Gruppe der über 60-jährigen festgelegt. Mittlerweile ist das Organisationsteam zu der Auffassung gekommen, dass der Besuch der Veranstaltung auch für Kirschhöfer Neubürger nützlich sein kann, um Kirschhöfer näher kennenzulernen und sich mit bereits länger Ortsansässigen zu vernetzen.

Zielgruppe sind alle Bürger des Stadtteils Weilburg-Kirschhofen, unabhängig von Alter, Konfession, Nationalität und Weltanschauung.

Es wird davon ausgegangen, dass viele der Teilnehmer weder an Ortsbeiratssitzungen teilnehmen oder noch fest in Ortsvereine integriert sind.

Die Teilnahme an der Veranstaltung darf nicht vom verfügbaren Einkommen abhängig sein, daher ist die Teilnahme kostenlos.

Name der Veranstaltung

Auf die Verwendung des Begriffs „Seniorenkaffee“ wird verzichtet, da viele Mitbürger nicht als Senior bezeichnet werden wollen. Noch während der OBR-Sitzung einigte man sich auf den neutralen Veranstaltungsnamen „Café Kirschhofen“, der auch jüngere Mitbürger ansprechen kann.

Ziele der Veranstaltung 

Ein Veranstaltungsziel ist es, die Zielgruppe allgemein und über Ortsbelange zu informieren, eine Infobörse zu veranstalten, Gespräche untereinander zu fördern.

Hauptzweck der Veranstaltung ist die Kommunikationsförderung untereinander. Um dieses zu unterstützen wird im „Café Kirschhofen“ wird kein Rahmenprogramm geboten.

Grundsätzlich soll das „Café Kirschhofen“ das Freizeitangebot in Weilburg-Kirschhofen erweitern und nicht in Konkurrenz zu anderen Stadtteil-Veranstaltungen treten.

Anwesend ist meist ein Vertreter des Kirschhöfer Ortsbeirates, der kurz über Neuigkeiten informiert und von den Teilnehmern vorgebrachte Probleme und Anregungen aufnimmt und gegebenenfalls an die richtigen Stellen wie zum Beispiel örtliche Vereine, den Ortsbeirat und die Stadtverwaltung weiterleitet.

Gäste, wie zum Beispiel Vertreter aus Stadtverwaltung, Kirchengemeinden und Bürger anderer Weilburger Stadtsteile sind im „Café Kirschhofen“ jederzeit willkommen.

Rahmenbedingungen

Räumlichkeiten

Als Veranstaltungsraum wurde der Vorraum/ Vereinsraum des DGH Weilburg-Kirschhofen gewählt, weil er zentral im Ort liegt und für Bewohner des Ober- und Unterdorfs gleichermaßen gut erreichbar ist.

Der Raum bietet Platz für maximal  50 Teilnehmer. Stattet man den Raum mit 6 quadratischen Tischen mit je 6 Stühlen aus, fördert das Unterhaltungen am Tisch und zwischen den Tischen. Aufgrund der Tischdekoration wirkt der Raum sogar gemütlich. Bei jedem bislang organisierten Treffen wurden 30 bis 45 Teilnehmer gezählt.

Einige der Teilnehmer sind leicht gehbehindert, nutzen einen Rollator und können die recht lange Treppe am Haupteingang nicht nutzen. Daher verwenden sie alternativ den mittlerweile gut beleuchteten Hintereingang des DGH.

Aus den Reihen der körperlich eingeschränkten Teilnehmer wurde die Bitte geäußert, im DGH eine behindertengerechte Toilette zu schaffen. Dieser Wunsch wird vom DVK unterstützt.

Ausstattung des Raumes

Es werden zu jedem Treffen Tische für Kaffee und Kuchen eingedeckt und der Jahreszeit entsprechend ansprechend dekoriert.

Kaffee, Kuchen und Mineralwasser sind für alle Teilnehmer kostenlos, denn die Veranstaltung soll auch Senioren mit niedrigem Einkommen eine Teilnahme ermöglichen.

Es existiert allerdings ein Sparschwein, in das jeder, der mag einen kleinen Obolus entrichten kann.

Getränke und Kuchen werden gespendet bzw. aus dem Sparschweininhalt finanziert. Die Blumendekoration wird nach dem Treffen an die Kuchenbäckerinnen als kleines Dankeschön verteilt und wird von diesen erfreut angenommen.

Veranstaltungshäufigkeit

Während des ersten Treffens am 20.2.2019 wurde von den Teilnehmern gebeten, dieses Beisammensein monatlich zu wiederholen. Dieses wurde durch Abstimmung per Handzeichen bestätigt.

In den hessischen Schulsommerferien findet das „Café Kirschhofen“ nicht statt.

Die erste Veranstaltung wurde vom Ortsbeirat Kirschhofen organisiert und fand am 23.4.2017 im Saal des DGH mit einem umfangreichen Programm statt. Sie war für die Teilnehmer kostenlos. Es gab gespendeten Kaffee und Kuchen.

Die Folgeveranstaltungen finden im Vorraum/ Vereinsraum des DGH statt. Konzeptgemäß gibt es kein festes Rahmenprogramm. Die Teilnahme ist kostenlos.
Es gibt gespendeten Kaffee und Kuchen. Es entstehen keine zusätzlichen Organisationskosten. Die Bedienung erfolgt durch Freiwillige (ohne Entlohnung).

Die Folgeveranstaltungen finden im Vorraum/ Vereinsraum des DGH statt. Konzeptgemäß gibt es kein festes Rahmenprogramm. Die Teilnahme ist kostenlos.
Es gibt gespendeten Kaffee und Kuchen. Es entstehen keine zusätzlichen Organisationskosten. Die Bedienung erfolgt durch Freiwillige (ohne Entlohnung).

Am 20.2.2019 fand die nächste Veranstaltung mit geändertem Konzept (siehe oben) statt. Sie wurde vom Ortsbeirat, dem DVK und dem HuWV ausgerichtet.

Die Veranstaltungen 3, 4, 5 fanden am 20.3.2019, 15.5.2019, 12.6.2019 statt und wurden von DVK und HuWV ausgerichtet. Es folgte die Sommerpause.

Das 6. und 7. Café Kirschhofen wurde am 13.8.2019 und 11.9.2019 mit wie gewohnt ca. 30 Teilnehmern veranstaltet. Aufgrund des Seniorennachmittags und der 50 Jahrfeier des DGH fielen die Veranstaltungen im September und Oktober 2019 aus.

Mit dem 8. und 9. Café Kirschhofen am 6.11.2019 und 4.12.2019 wurde die Reihe wieder aufgenommen.

Im Jahr 2020 wurden viele der geplanten Café Kirschhofen Veranstaltungen durch Corona-Schutzmaßnahmen verhindert. Trotzdem fanden folgende Veranstaltungen mit großem Teilnehmerzuspruch statt:

15.1.2020: 10. Café Kirschhofen
12.2.2020: 11. Café Kirschhofen
11.3.2020: 12. Café Kirschhofen
Danach wurde der Veranstaltungsort, das DGH vom 16.3.2020 bis zum 31.8.2020 für Veranstaltungen geschlossen. Die nachfolgend geplanten Veranstaltungen wurden abgesagt, weil der Teilnehmerstamm der Corona-Risikogruppe zuzurechnen ist.

Helfer und Organisation

Bei der Neuauflage des „Café Kirschhofen“ wurde ursprünglich ein Kernteam bestehend aus Margit Pfeffer, Ellen Brack und Simone Kramer geplant, der Ortsbeirat wollte beim Auf- und Abbau unterstützen.

Vor der ersten Realisierung ergaben sich einige personelle Änderungen:

• Mittlerweile gibt es eine Gruppe von hier namentlich nicht genannten Kirschhöferinnen, die regelmäßig für die Veranstaltungen unentgeltlich Kuchen backen.

• Für den Auf- und Abbau der Cafés, des Kuchenbuffets, das Kaffeekochen und die Bedienung sorgen Margit Pfeffer und Petra Wiehlmann vom Heimat- und Wanderverein. Günther Wiehlmann (DVK, HuWVerein, Ortsbeirat) organisiert das Treffen (Plakatanschläge, Möbelauf- und -abbau, Raumreservierung, Auf- und Zuschließen der Räumlichkeiten, Presseinformation).

• Einige der Teilnehmer*innen helfen dem Organisationsteam tatkräftig beim Aufräumen/ Rückbau des Veranstaltungsraumes.

In der Anfangsphase stellte eine Kirschhöferin dem „Café Kirschhofen“ dankenswerterweise bis August 2019 regelmäßig eine für 40 Portionen geeignete professionelle Kaffeemaschine unentgeltlich zur Verfügung. Die im DGH vorhandenen sehr großen Kaffeemaschinen sind für eine Veranstaltung dieser Größe überdimensioniert und bei Einsatz zu unflexibel (Durchlaufzeit bis zu 50min).

Seit September 2019 verfügt der DVK über eine Gastronomiefilterkaffeemaschine, die dem DVK vom TuS Kirschhofen unentgeltlich überlassen wurde.

Ohne die freiwillige Mithilfe einiger Stadtteilbewohner (Kuchen backen und spenden, Geschirr abräumen und abwaschen) wäre es nicht möglich, dieses Treffen mit vertretbarem Aufwand zu veranstalten. Diese fleißigen Helfer sind die Seele der Veranstaltung und tragen diese letztlich.

Frau Rosenkranz vom Bürgermeisterbüro der Stadt Weilburg wird bei Neuerscheinen des Seniorenblattes Günther Wiehlmann telefonisch informieren und 10 Exemplare zum Verteilen im „Café Kirschhofen“ bereitstellen. Die Exemplare wurden zunächst im Versammlungsraum ausgelegt, das Angebot von den Teilnehmern gern angenommen. Seit Januar 2020 stecken die Zeitschriften in einem Zeitschriftenspender, der im Foyer aufgehängt ist.

Sponsoring durch die Stadt Weilburg

Die Stadt Weilburg hat dankenswerterweise am Montag, dem 17. Juni 2019 der Bitte der Organisatoren um Sponsoring des „Café Kirschhofen“ entsprochen. Folgende Bitte des Organisationsteams überreicht an Frau Ermert ging dem voran: 

Herzliche Bitte des Organisatorenteams an die Stadt Weilburg um Erlassung der Mietgebühren

Grundsätzlich veranschlagt die „Gebührenordnung für die Benutzung der Bürgerhäuser der Stadt Weilburg“ vom 20.6.2011 folgende Kostensätze:
§5: Veranstaltungen der örtlichen Vereine mit überwiegend kulturellem Charakter
Tagespreis von 85 €/ 24h + 25 € Küchennutzung + Energiekosten
oder
§8: Nutzung von Teilbereichen (inkl. Energiekosten) + §9: Nutzung der Küche
Tagespreis von 85 €/ 24h + 25 €

Die Veranstaltung richtet sich an alle Bürger, ist also keine vereinsinterne Veranstaltung. Es gibt für die Bürger keinerlei Teilnahmebedingungen.
Als Veranstalter tritt der gemeinnützige Verein DVK auf, um für die Stadt einen Ansprechpartner für die Raumnutzung zu benennen. Mit der Veranstaltung wird kein Ertrag erzielt, gespendete Beträge fließen direkt wieder in die Veranstaltung.
Das „Café Kirschhofen“ nutzt den Vereinsraum für ca. 3h (15-18 Uhr), für Auf- und Abbau wird 2h veranschlagt. Es wird Kaffeegeschirr, eine private, der DGH Geschirrspüler und der DGH Heißwasserboiler genutzt.
Das Erheben von Eintrittspreisen zum Zwecke der Bezahlung der Raummiete würde nach Ansicht der Veranstalter das Aus für den Bürgertreff „Café Kirschhofen“ bedeuten, da einige der Teilnehmer nur über ein sehr geringes Einkommen verfügen und sich den Besuch von Cafés aus wirtschaftlichen Erwägungen nicht leisten können. Gerade diese Mitbürger sind aber die Kernzielgruppe der Veranstaltung.
Aus diesem Grunde bitten wir die Stadt Weilburg um ein entsprechendes Sponsoring durch Erlassen des Mietpreises. 

Bekanntmachungen für die Veranstaltung

Das Organisationsteam geht davon aus, dass aufgrund der Altersstruktur der Teilnehmer nur wenige das Internet nutzen. Um die Veranstaltungstermine „Café Kirschhofen“ allen bekannt zu machen werden folgende Kommunikationskanäle genutzt:

Es wird angenommen, die potentiellen Teilnehmer lesen das „Weilburger Tageblatt“, beobachten die Schaukästen am Stadtweg (Schaukasten DVK und HuWVerein), schauen auf die Aushänge an den 3 örtlichen Pinwänden (zwei im Unterdorf, eine am Spielplatz), lesen Aushänge an der Glastür des DGH, die Aushänge im Schaukasten der Friedenskirche und sehen Aushänge der Kindertagesstätte.

Der DVK lässt ca. 3 Tage vor dem Veranstaltungstermin im Weilburger Tageblatt einen kurzen Zeitungsartikel/ Veranstaltungshinweis drucken.

Die Termine des „Café Kirschhofen“ werden auch zur Veröffentlichung im Seniorenblatt an die Stadt übermittelt.

Das Organisationsteam hat die Termine bis zum Ende des Jahres 2020 geplant (siehe Abschnitt Veranstaltungshäufigkeit). Die Termine für 2021 sind bereits geplant, wurden aber noch nicht veröffentlicht, weil zunächst einmal die Limitationen durch die Corona-Maßnahmen beobachtet werden sollen.

Aushangstellen und sonstige Kommunikationskanäle

Pinwand 1: Unterdorf	A3 Plakat (plastifiziert)
Pinwand 2: Unterdorf	A3 Plakat (plastifiziert)
Pinwand 3: Spielplatz Oberdorf	A3 Plakat (plastifiziert)
Schaukastenreihe Hohlstr: Kasten DVK+HuWVerein	A3 Plakat
Schaukasten Dorfplatz: Friedenskirche	A3 Plakat
Glastür DGH	A3 Plakat
Glastür Kindertagesstätte	A3 Plakat
Internetkalender Kirschhofen	http://www.kirschhofen.org
Seniorenblatt Stadt Weilburg	Termine ab Sept 19 bis Sept 20 an Frau Olga Grib übermittelt
Sommer-/ Winterbroschüre Stadt Weilburg
Im „Café Kirschhofen“ verteilte Handzettel mit dem nächsten Termin in der jeweiligen Veranstaltung
Mundpropaganda

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Bei der laufenden Planung zu berücksichtigen

Die Veröffentlichung in Veranstaltungsblättern setzt eine längerfristige Planung voraus (Beispiel: Seniorenblatt der Stadtverwaltung).

Zusätzlich werden/ wurden für den Planungszeitraum bis Ende 2020 folgende Termine berücksichtigt:

• Das 14-tägig stattfindende Treffen der „Ev. Frauenhilfe“ in der Friedenskirche Kirschhofen

Schlußbemerkung

Das „Café Kirschhofen“ hat großen Anklang bei den Bewohnern des Stadtteils gefunden. Dieses freut die Organisatoren sehr, zeigt es doch, wie wichtig das Bereitstellen einer solchen Plattform für das Zustandekommen zwangloser Kontakte bei nettem Beisammensein für den Zusammenhalt in unserem Stadtteil ist.

Das Veranstalten des „Café Kirschhofen“ hat dem Organisationsteam aufgrund der positiven Reaktionen und Mithilfe der Teilnehmer sehr viel Spaß gemacht.